…OHNE sich dabei abzumühen oder auszubrennen

Stress reduzieren Psychologe Tobias Uhl
Viel Arbeit in kurzer Zeit kann sehr belastend sein. Doch es gibt Wege, mit denen Sie Stress reduzieren und trotzdem wieder entspannt arbeiten können. © Kaspars Grinvalds / Fotolia.com

Einer der häufigsten Gründe für Stress bei der Arbeit ist es, in zu kurzer Zeit zu viele Aufgaben erledigen zu müssen.

Oft können Sie leider nicht bestimmen, wann man Ihnen wie viel Arbeit vorlegt.

Aber da ist Licht am Ende des Tunnels, denn:

Zum Glück gibt es Wege um auch mit viel Arbeit schneller fertig zu werden ohne dabei in Zeitnot und Stress zu kommen.

Wenn auch Sie in Ihrem Arbeitsleben Stress reduzieren möchten, dann werden die folgenden 5 Strategien, die ich in meinen Coachings gegen Stress einsetze, Ihnen sicher dabei helfen…

(Übrigens: Wenn Sie stressfreier und produktiver arbeiten möchten, wird Ihnen auch das ausführliche Video-Training „Die 3 größten Fehler im Arbeitsalltag, die Stress auslösen gefallen. Wie Sie sich kostenlos dazu anmelden können, sehen Sie hier.)

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Das nur nebenbei. Machen wir weiter mit dem Artikel…

1. Setzen Sie Prioritäten mit der Ampel-Methode

Viel Stress bei der Arbeit entsteht dadurch, dass wir alle Aufgaben gleichwertig behandeln.

Aber sind bei genauerem Hinsehen tatsächlich alle Ihre Aufgaben gleich wichtig?

Die Antwort ist eindeutig: Nein!

Es gibt Dinge, die zwar viel Zeit in Anspruch nehmen, aber trotzdem nur wenig Einfluss auf das gewünschte Ergebnis haben.

Lassen Sie mich das an einem Beispiel verdeutlichen:

Viele checken bei der Arbeit regelmäßig ihre E-Mails um auf Anfragen oder Probleme schnell reagieren zu können.

Das Problem dabei:

Ob eine E-Mail jetzt oder in ein paar Stunden beantwortet wird, macht häufig keinen Unterschied.

Natürlich gibt es auch dringende Anfragen, aber:

In den meisten Fällen kostet das stetige Kontrollieren und Beantworten von E-Mails unnötig Zeit und lenkt Sie vor allem von den wichtigeren Aufgaben ab.

Die Lösung: Setzen Sie Ihre Prioritäten bewusst.

Es fällt dem menschlichen Gehirn oft schwer, spontan zwischen wichtigen und weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden.

Deshalb sollten Sie hier am besten mit System vorgehen um sich die richtigen Schwerpunkte bewusst zu machen.

Dafür habe ich die Ampel-Methode entwickelt.

Alles was Sie dazu benötigen, sind ein Blatt Papier und drei Stifte in den Farben rot, orange und grün.

(Und jetzt raten Sie mal, wieso es Ampel-Methode heißt…)

Das System funktioniert ganz einfach:

1. Sie schreiben alles, was Sie an diesem Tag / in dieser Woche / in diesem Quartal erledigen wollen auf das Blatt.

2. Sie gehen Schritt für Schritt durch die Aufgaben und markieren Sie mit den entsprechenden Farben.

Rot steht dabei für „sehr wichtig“ bzw. „muss schnellstmöglich fertig werden“.

Orange setzen Sie ein für „wichtig“ bzw. „zügig bearbeiten“.

Und mit Grün markieren Sie die Aufgaben, die nicht besonders wichtig sind oder bei denen Sie sich etwas mehr Zeit lassen können.

3. Nachdem Sie alles markiert haben, beginnen Sie mit den roten Aufgaben. Wenn diese alle bearbeitet sind, machen Sie weiter mit den orangen und danach gehen Sie weiter zu den grünen.

Und falls Sie nicht alles schaffen, weil die Zeit einfach zu knapp war?

Dann haben Sie mit der Ampel-Methode trotzdem das Beste aus Ihrer knappen Zeit gemacht und die wichtigsten Dinge erledigt.

Und wenn Sie die geschafft haben, sowie sich auch darüber bewusst sind, dass das Wichtigste erledigt ist, wird das Ihren Stress reduzieren.

2. Die 80-20-Regel oder: Wie sehr bringt diese Minute Arbeit Sie Ihren beruflichen Zielen näher?

Vielleicht haben Sie schon in einem anderen Zusammenhang von der 80-20-Regel bzw. dem Pareto-Prinzip gehört.

Diese Regel besagt, dass meist ein kleiner Teil der erledigten Aufgaben einen Großteil des Nutzens bringt.

Vieles, was Sie jeden Tag bei der Arbeit tun, bringt Sie (fast) nicht weiter und erzeugt unnötigen Stress und Zeitdruck

Oder etwas drastischer ausgedrückt:

Ein großer Teil dessen, was Sie bei der Arbeit jeden Tag tun, bringt Sie Ihren Zielen keinen Schritt näher!

Wenn man das Pareto-Prinzip genau auslegt, reichen 20 Prozent des Aufwands für ein gutes Ergebnis.

Und umgekehrt sind 80 Prozent unserer Mühen und der aufgewendeten Zeit fast wirkungslos!

(Übrigens sind es in der Praxis nicht immer exakt 20 und 80 Prozent, aber das hat sich als guter Näherungswert herausgestellt.)

Nutzen Sie Ihre Zeit für die wirklich wichtigen Dinge

Die gute Nachricht:

Wenn Sie sich vor allem auf die „richtigen“ 20 Prozent konzentrieren und den Großteil Ihrer Arbeitszeit nur damit verbringen, wird Ihre Leistung nicht maßgeblich darunter leiden.

Und die restlichen 80 Prozent, die Sie kaum voranbringen?

Die können Sie dann etwas stiefmütterlich behandeln oder (sofern praktisch umsetzbar) sogar weglassen bzw. an jemanden delegieren, dessen Kernkompetenz diese Aufgabe ist.

Um dieses Prinzip in die Praxis umzusetzen und Stress zu reduzieren, sollten Sie sich zunächst einmal überlegen, welche Ziele Sie mit Ihrem Beruf eigentlich verfolgen.

Wenn Sie angestellt sind, sind das beispielsweise Ziele wie eine Beförderung, eine bestimmte Stelle oder eine Gehaltserhöhung.

Wenn Sie selbständig als Unternehmer oder Freiberufler arbeiten, möchten Sie vielleicht den Umsatz oder den Gewinn erhöhen.

Wie auch immer Ihre persönlichen Ziele aussehen:

Es ist wichtig, dass Sie sich darüber im Klaren sind. (Was die meisten Menschen nicht sind).

Setzen Sie sich dafür einmal für einige Minuten in Ruhe hin und überlegen Sie sich, was Sie beruflich wirklich erreichen möchten.

Schreiben Sie Ihre Ziele auf eine Liste.

Diese Liste benutzen Sie später, um die verschiedenen Tätigkeiten, die Sie während Ihres Arbeitstages ausführen, zu bewerten.

Fragen Sie sich bei allem, was Sie tun:

„Wie sehr bringt mich das, was ich gerade mache, meinen Zielen näher?“

Hilfreich ist es dabei, wenn Sie jede Tätigkeit auf eine Skala von 1 („Bringt mich nicht weiter.“) bis 10 („Ist sehr wichtig, um mein Ziel zu erreichen.“) einordnen.

Und jetzt kommt die 80-20-Regel ins Spiel:

Wenn Sie Ihre Ziele erreichen wollen, welchen Aufgaben sollten Sie dann verstärkt Ihre Aufmerksamkeit und Zeit widmen?

Die Antwort ist logisch:

Denen mit einer hohen Zahl auf der Skala.

Vertrauen Sie auf die 80-20-Regel:

Mit einem kleinen Teil des Aufwandes können Sie schon einen Großteil des gewünschten Ergebnisses erreichen. 

Sie werden ziemlich sicher überrascht sein:

a) Wie viel effektiver Sie nun vorankommen,

b) wie viel Zeit Sie vorher mit unwichtige Aufgaben verloren haben und

c) wie Ihr gefühlter Stress dadurch zurückgeht.

Und wie vorher schon beim Prioritäten setzen angesprochen:

Nicht jede Aufgabe, die Sie täglich ausführen ist gleich wichtig für Ihre Karriere.

Deshalb entscheiden Sie weise. Denn niemand hat „mehr Zeit“ als andere.

Die Wahrheit ist:

Wir alle haben nur 24 Stunden am Tag und 168 Stunden pro Woche zur Verfügung. Die einen nutzen ihre Zeit nur deutlich effektiver als andere.

Deshalb ist es auch keine große Überraschung, dass viele Menschen, die Außergewöhnliches leisten, auf die 80-20-Regel schwören. Gerade diese sogenannten High-Performer berichten übrigens kaum von Stress, obwohl sie jeden Tag eine sehr hohe Leistung bringen

Also, probieren auch Sie es einmal aus!

3. Schalten Sie Ablenkungen aus und sorgen Sie für Phasen tiefer Konzentration

Ständige Ablenkung ist eines der Hauptprobleme in unserer schnelllebigen Welt.

Denn so viele Vorteile der schnelle Zugriff auf Daten über das Internet und die einfache Kommunikation über verschiedenste Kanäle auch bieten:

Das menschliche Gehirn wurde nicht dafür gemacht, mit all diesen Reizen umzugehen. Denn es gleicht noch sehr dem Gehirn der Menschen vor 1 000 oder sogar 10 000 Jahren.

(Der Grund: Die Evolution macht nur sehr kleine Schritte und so veränderte sich das menschliche Gehirn in dieser Zeit kaum.)

Aber unsere Umwelt hat sich sehr stark verändert:

Vergleichen Sie mal die Masse an Informationen, die tagtäglich auf Sie einprasseln mit einem Menschen (mit baugleichem Gehirn), der im Mittelalter oder sogar in der Steinzeit gelebt hat.

Ein absoluter Wahnsinn: Multitasking, Informationsüberflutung wohin das Auge blickt.

Dadurch sind Überforderung und Stress schon vorprogrammiert.

Während eines Arbeitstages gibt es eine Vielzahl von Ablenkungen. Hier eine kleine Auswahl:

  • Kollegen und Mitarbeiter
  • Vorgesetzte
  • Kunden
  • Geräusche
  • Telefon
  • E-Mails
  • Internet
  • Unerwartet auftretende Probleme

Schaffen Sie sich wieder Raum, um wirklich konzentriert arbeiten zu können.

Am besten würde unser Gehirn natürlich arbeiten, wenn wir den „Urzustand“ wieder herstellen könnten.

Das heißt ohne all die Ablenkungen, die unsere Konzentration und Produktivität gefährden und so Stress auslösen.

Da das natürlich nicht geht, sollten Sie Folgendes tun…

Teilen Sie Ihre Arbeitswoche in zwei Kategorien auf, wenn Sie Stress reduzieren wollen

1. Multitasking

Alle Aufgaben, für die Sie für andere erreichbar sein müssen oder wo Sie selbst Informationen von außen einholen müssen, um sie erfolgreich abzuschließen, fallen in diese Kategorie.

Hier lassen Sie Multitasking bewusst zu und sind für Mitarbeiter, Kollegen und Vorgesetzte ansprechbar.

Während dieser Zeit sollten Sie soweit möglich nur die Aufgaben erledigen, die nicht allzu viel Ihrer Konzentration benötigen und die geistig nicht besonders anspruchsvoll sind.

2. Tiefe Konzentration

In dieser Phase werden Sie für einige Stunden zum Einsiedler und widmen sich den wirklich schwierigen Aufgaben, bei denen Sie hochkonzentriert arbeiten müssen.

Zu diesen Zeiten sind Sie nur für Notfälle zu erreichen und klammern auch alle weiteren Ablenkungen wie z.B. den Internetzugang aus. In dieser Phase sollten Sie mit Ihren Gedanken allein sein.

Im besten Fall verzichten Sie auch auf den Laptop. Bleiben Sie stattdessen bei Stift und Papier. Sie werden sehen, das lohnt sich!

Versuchen Sie, so viel Zeit wie möglich für Phasen der tiefen Konzentration ohne Ablenkungen in Ihrer Arbeitswoche freizumachen.

Ein guter Richtwert sind 40 Prozent (natürlich nur, sofern Ihre Arbeit dies praktisch zulässt).

Je tiefer Ihre Konzentration, desto mehr leistet Ihr Gehirn pro Minute

Das bedeutet, dass Sie Ohne Ablenkungen viel Zeit sparen. Weil sie deutlich schneller denken und arbeiten können.

Und falls Sie Bedenken haben sollten, dass Sie dadurch noch mehr Stress bekommen als durch das langsamere Arbeitstempo zuvor:

Keine Sorge!

Wenn Sie die Ablenkungen ausschalten, ist Ihr Gehirn zu Leistungen fähig, die Sie kaum für möglich halten würden.

Und zwar OHNE dass es dadurch anstrengender wird oder mehr Stress aufkommt.

4. Lockern Sie Ihren Arbeitstag durch regelmäßige kleine Pausen auf

„Für Pausen habe ich aber keine Zeit. Genau deshalb bin ich ja so gestresst.“, höre ich Sie schon sagen.

Und Sie haben Recht:

Viele meiner Klienten wissen nicht, wo Sie die Zeit für eine Pause überhaupt hernehmen sollen.

Schließlich ist die fehlende Zeit ja genau das Problem, nicht wahr?

Jetzt kommt das große ABER:

(Ich weiß, Sie haben es geahnt…)

Das menschliche Gehirn ermüdet genau so wie ein Muskel.

Und was tun Sie, wenn Ihre Muskeln ermüdet sind?

Richtig, Sie machen eine Pause!

Und danach?

Später sind Ihre Muskeln dann wieder viel leistungsfähiger und Sie schaffen Dinge, die während der Ermüdung noch unmöglich waren.

Und am Ende des Tages haben Sie mit den Erholungspausen mehr schaffen können, als wenn Sie ohne Pausen weitergemacht hätten.

Kurze Pausen machen Sie bei der Arbeit insgesamt schneller und verhindern so Zeitdruck und Stress

Mein Tipp:

Machen Sie es mit Ihrem Gehirn mal genau so wie mit Ihrer Muskulatur.

Gönnen Sie sich bei der Arbeit regelmäßige Pausen.

In diesen Pausen kann sich Ihr Gehirn regenerieren und sie können danach wieder mit voller Kraft und bester Denkleistung weitermachen.

Diese Pausen müssen übrigens nicht lang dauern. Wenige Minuten reichen schon aus.

So bekommen Sie auch keine Probleme mit den in Ihrem Arbeitsvertrag festgelegten Ruhezeiten.

Die wichtigste Regel für Pausen, damit Sie dadurch wirklich Stress reduzieren

Eine Sache müssen Sie unbedingt beachten, wenn Ihre Pausen wirkungsvoll sein sollen:

Gönnen Sie Ihrem Gehirn eine wirkliche Verschnaufpause.

Das bedeutet:

Strengen Sie Ihr Gehirn in den Pausen nicht durch Denken an!

Sie können sich z.B. strecken, kurz aufstehen und durch den Raum laufen oder sich ein Getränk holen.

Was Sie nicht tun sollten sind Dinge wie Lesen, online gehen oder Ihr Handy benutzen.

Denn auch wenn es nicht so scheinen mag:

Diese Beschäftigungen strengen Ihr Gehirn an und verhindern so wirksame Erholung.

5. Machen Sie sich eine Liste Ihrer Aufgaben und bilden Sie Teilschritte

Stress bei der Arbeit entsteht häufig durch Überforderung.

Diese Überforderung ist meist nicht die Folge davon, dass wir generell nicht in der Lage wären, eine Aufgabe mit dem vorliegenden Schwierigkeitsgrad zu schaffen. Weil etwa unsere Fähigkeiten nicht ausreichen.

Nein, das ist eher selten der Fall.

Überforderung entsteht oft aus zwei Gründen:

1. Wir stehen vor zu vielen einzelnen Aufgaben. Diese sind ungeordnet und wir wissen nicht, wo wir am besten anfangen sollen.

2. Ein weiteres Problem bei komplexeren Aufgaben, die eine längere Arbeit daran voraussetzen:

Diese Aufgaben sind in sich so umfangreich, dass es schwer fällt zu sehen, wie genau sie am besten und zeitsparendsten zu erledigen sind.

Ihnen platzt vor lauter Stress gleich der Schädel? Schreiben Sie anstatt sich den Kopf zu zerbrechen!

Für beide Punkte, die zu Überforderung führen, gilt die gleiche Lösung:

Wenn wir viel im Kopf behalten müssen, wird unser Arbeitsgedächtnis überlastet.

Die Leistung sinkt und dadurch, dass wir die Aufgaben nicht wie gewünscht lösen können, entsteht automatisch Stress.

Die Lösung in solchen Fällen:

Damit Sie nicht alles im Kopf „jonglieren“ müssen, schreiben Sie Ihre Aufgaben einfach auf eine Liste.

Und es sollte eine strukturierte Liste sein. Das bedeutet, dass Sie alle größeren Aufgaben in kleinere Unteraufgaben herunterbrechen.

Überlegen Sie sich dazu einfach:

  • „Mit welcher Aufgabe fange ich an?“
  • „Welche einzelnen Schritte sind nötig, um die komplexeren Aufgaben erfolgreich abzuschließen?“
  • „In welcher Reihenfolge sollte ich diese Schritte am besten gehen?“

Auf diese Weise bekommen Sie alles aus Ihrem Kopf auf die Liste und entlasten so Ihr Arbeitsgedächtnis.

Wichtig: Haken Sie einen Punkt nach dem anderen auf Ihrer Liste ab. Und zwar direkt, nachdem Sie diese Unteraufgaben beendet haben.

So können Sie schneller und entspannter arbeiten, haben immer die Übersicht wie weit Sie sind und sind außerdem motivierter.

Denn anstatt erst ganz am Schluss (und bei umfangreichen Aufgaben erst nach mehreren Tagen) ein Erfolgserlebnis zu haben, können Sie so schon das Abhaken jedes einzelnen Unterpunktes genießen.

Das waren Sie 5 Wege, mit denen Sie Stress reduzieren und auch viel Arbeit (halbwegs) entspannt erledigen können.

Damit Sie sich alles gut merken und schon bald in Ihrem Arbeitsalltag anwenden können, sehen Sie…

Die 5 Strategien mit denen Sie Stress reduzieren noch einmal auf einen Blick:

1. Setzen Sie Prioritäten mit der Ampel-Methode

2. Nutzen Sie die 80-20-Regel zu Ihrem Vorteil

3. Schalten Sie Ablenkungen aus und sorgen Sie für Phasen tiefer Konzentration

4. Lockern Sie Ihren Arbeitstag durch Pausen auf

5. Machen Sie sich eine Liste und bilden Sie Teilschritte

Übrigens…

Hier ist noch eine gute Nachricht für Sie, wenn Sie Stress reduzieren möchten

Ich habe etwas Zeit reserviert, um mir die aktuellen Auslöser für Ihren Stress anzusehen und einen psychologischen Anti-Stress-Plan für Sie zu erstellen…KOSTENLOS.

Es ist ein ehrliches Angebot, ist wirklich kostenlos und es gibt dabei keine Hintergedanken.

Um genau zu sein, ist es sogar besser als Sie es sich grade vorstellen.

Denn ich finde für Sie nicht nur heraus, welche Ursachen der Stress hat, den Sie momentan empfinden.

Sondern ich zeige Ihnen auch, was Sie Schritt für Schritt tun können, um beruflichen (und privaten) Stress abzubauen und endlich wieder entspannt leben zu können.

Und diesen maßgeschneiderten Anti-Stress-Plan, den Sie von mir bekommen, können Sie direkt selbständig anwenden.

Wenn sich das interessant für Sie anhört, dann sehen Sie hier…

Was Sie als Nächstes tun sollten:

Ich habe eine kurze Beschreibung davon, wie dieser kostenlose psychologische Anti-Stress-Plan genau funktioniert für Sie erstellt.

Alle Details zum diesem Angebot und meine versteckte Motivation erfahren Sie in dieser Erklärung.

Klicken Sie hier, um sie zu lesen.

Angenommen, Sie sind mit meinen „versteckten Motiven“ einverstanden, werden Sie den nächsten Schritt machen wollen.

Dazu füllen Sie einfach ein kurzes Formular mit einfachen Fragen aus. Ihre Antworten helfen mir später dabei, Ihren persönlichen Anti-Stress-Plan zu erstellen.

Das ist NICHT das, was Sie vielleicht denken.

Falls Sie skeptisch sind und sich fragen, ob an dieser Sache irgendetwas „faul“ ist, ist das verständlich.

Die gute Nachricht ist: NEIN, es ist nicht so etwas.

Ich weiß, das kann jetzt jeder behaupten, aber:

Um genau zu sein…

Es ist ziemlich genau das Gegenteil.

Wie Sie hier sehen werden, bin ich bereit, IHNEN etwas zu bezahlen: In dem (sehr unwahrscheinlichen) Fall, dass Sie das Gefühl haben sollten, dass meine kostenlose Hilfe eine Verschwendung Ihrer Zeit war.

Keine Tricks, versprochen.

Hier steht alles Schwarz auf Weiß geschrieben.

Der „Haken“ nach dem Sie gesucht haben

Gut, dass Sie fragen:

Es gibt zwei.

1. Diesen kostenfreien Anti-Stress-Plan kann ich nicht jedem anbieten.

Aus diesem Grund gibt es einige Voraussetzungen, die Sie erfüllen sollten. Die wichtigsten sind, dass Sie am Stress in Ihrem Leben gerne etwas ändern wollen und bereit sind, dafür auch etwas zu tun.

Denn wie das bei psychologischen Themen so ist: Ohne Eigeninitiative kann Ihnen (leider) auch der beste Plan gegen Stress nicht helfen.

2. Dieses Angebot ist streng begrenzt

Meine Coaching-Praxis ist (mit voller Absicht) klein und deshalb erlaubt es meine Zeit nur, jeden Monat eine sehr begrenzte Anzahl dieser kostenlosen Beratungstermine durchzuführen. Denn ich erstelle jeden Anti-Stress-Plan persönlich und nehme mir viel Zeit, um Ihnen wirklich zu helfen.

Die kostenlosen Termine werden deshalb nach dem Motto „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ vergeben.

Wenn Sie diesen Artikel also hilfreich fanden und gerne erfahren möchten, wie genau Sie den Stress in Ihrem Berufs- und Privatleben dauerhaft abbauen möchten, dann klicken Sie hier.

Ich habe Zeit für Sie freigehalten, um einen ausgereiften Plan gegen Stress und für mehr Produktivität für Sie zu erstellen…mit einfach anzuwendenden psychologischen Strategien wie Sie sie hier kennen gelernt haben (und vielen mehr…)

Und ich werde das kostenlos für Sie tun.  

Wenn sich das nach etwas anhört, was Ihnen helfen könnte, informieren Sie sich hier solange noch Termine verfügbar sind.

Wie auch immer Sie sich entscheiden:

Ich hoffe, der Artikel hat Ihnen geholfen und Sie können schon bald damit anfangen, Stress in Ihrem Alltag zu reduzieren.

Mit den besten Wünschen,

Tobias Uhl

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Tobias Uhl
Tobias Uhl

Tobias Uhl ist Diplom-Psychologe, Unternehmer und führender Experte für geistige Höchstleistungen.Er hilft Menschen, ihre Ziele effektiv zu erreichen sowie ihre berufliche und private Lebensqualität mit modernen Methoden der Psychologie und Hirnforschung langfristig zu verbessern.

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